Perché è importante digitalizzare i documenti

Che cos’è la digitalizzazione e perché è importante per le PMI?

Perché passare dalla carta ad un gestione digitale dei documenti non è così semplice come sembra?
Non esiste un processo standard che va bene per tutti, ogni azienda o settore necessita di soluzioni software adattate alle singole esigenze.

Digitalizzazione dei documenti: non è solo questione di spazio

I primi ad avere la necessità quotidiana di liberarsi dei documenti cartacei per usare esclusivamente mezzi digitali sono sicuramente gli uffici amministrativi di qualsiasi azienda. Se pensiamo poi agli studi come ad esempio i commercialisti, allora la digitalizzazione è stata veramente una manna dal cielo, una vera rivoluzione.

Ridurre lo spazio di archiviazione potendo eliminare la gestione di faldoni e scaffali diventa per chiunque debba gestire la documentazione aziendale (o dei clienti come nell’esempio di prima) una necessità assoluta.
Dovendo conservare molti documenti anche per 10 anni si capisce come si faccia presto a riempire una stanza di faldoni che accumuleranno polvere e saranno di difficile consultazione.

La gestione documentale digitale rende di fatto più efficiente tutti i processi produttivi di un azienda, questo perché passano attraverso un workflow documentale automatizzato gestito attraverso tool che semplificano alcuni passaggi che altrimenti dovrebbero essere implementati manualmente.

Dematerializzare i documenti e digitalizzare i processi documentali permette infatti di avere un accesso ai documenti che ogni giorno necessitano di essere visionati in maniera più rapida e puntuale. Chi lavora in un ufficio di tipo amministrativo sa benissimo quanti documenti vengono trattati quotidianamente, ed averli a portata di clic è sicuramente un vantaggio.

Uffici più efficienti significa anche avere dei processi produttivi più efficienti, perché gli ordini di acquisto vengono evasi più in fretta, le bolle vengono gestite via telematica, le fatture sono di tipo elettronico, e via dicendo.
La dematerializzazione consente quindi di essere più veloci nei propri lavori di gestione e garantisce a chi deve occuparsi anche di lavori di tipo più pratico di avere più tempo a disposizione, e si sa che il tempo è denaro.

Efficienza documentale significa anche sicurezza dei dati, perché (se il processo viene correttamente implementato) la gestione digitale dei documenti permette anche la conservazione documentale a norma ed un backup veloce e sicuro dei documenti, pronti ad essere estratti qualora vi fosse necessità di attivare la procedura di disaster recovery (DR), c ioè, più semplicemente, di recuperare i documenti persi.

I vantaggi della digitalizzazione per le aziende

Prima dell’arrivo di digitalizzazione e dematerializzazione documentale la gestione tra vari uffici e reparti era spesso scollegata, molti documenti erano copie di copie che di conseguenza riempivano di doppioni faldoni in ogni ufficio, perché “quell’ordine serve anche a me”, con conseguente confusione, processi più lenti e consumo inutile di carta.

Gestire le informazioni necessarie a più uffici è un processo fondamentale e critico, bisogna far si che l’infrastruttura sia in grado di interconnettere tutti i dipendenti in modo da permettere una consultazione veloce e puntuale.
Inoltre, bisogna fare in modo che modifiche eventuali siano gestite con le giuste autorizzazioni e sistemi di sicurezza, questo per poter garantire di non incorrere in grossolani errori e mantenere la piena legalità.

Tutto questo ovviamente comporta dei costi che non tutte le aziende riescono ad affrontare, soprattutto le piccole imprese familiari, ed è anche un processo iniziale lungo che comporta un certo impegno. Insomma, il passaggio non è veloce e indolore, ma i vantaggi che emergono con il tempo sono evidenti anche in termini di competitività sul mercato.

Con la dematerializzazione documentale infatti si condividono più velocemente le informazioni, si elaborano più velocemente i dati e si possono risolvere i problemi più velocemente (ad esempio l’evasione di un ordine urgente che arriva dal magazzino), la tracciabilità è garantita e le informazioni sono sempre alla portata di un semplice clic del mouse.

Inoltre, cosa assolutamente da non sottovalutare, ricordiamoci che siamo nell’era degli smartphone, dei tablet, del sempre connessi in ogni luogo, del cloud, per cui avere una digitalizzazione altamente integrata può permettere di sfruttare piattaforme cloud per poter gestire la nostra attività anche a distanza, di poter firmare un contratto anche durante un viaggi di lavoro, di poter visionare un documento in qualsiasi momento e dovunque siamo.
Questa è la magia della digitalizzazione delle imprese.

Questo ovviamente comporta il fatto che bisogna adottare soluzioni software e hardware all’avanguardia, in grado di garantire accessi sempre in sicurezza e al contempo semplici e veloci da usare, con interfacce utente (GUI) il più pratiche possibili.

Con la digitalizzazione vengono perciò eliminati quei fastidiosi colli di bottiglia che si creano quando dobbiamo attendere quel particolare documento da un ufficio, ma “oggi tizio è in ferie”, oppure “la bolla è ancora in reception”. Con la condivisione permessa da una rete telematica e processi condivisi tutto questo non accade più, l’efficienza aumenta e con essa migliora anche la vita dei dipendenti, perché non più legati sempre fisicamente con il luogo di lavoro ma possono anche lavorare in smart working quando necessario.

Piccola parentesi: attenzione però che lo smart working non deve essere una scusa per dire “puoi lavorare sempre”, ma semplicemente per poter svolgere le proprie mansioni anche da casa.

Digitalizzazione di un processo aziendale

Quand’è che un qualsiasi processo di un azienda può dirsi digitalizzato?
Cerchiamo di semplificare questo concetto, perciò la digitalizzazione può dirsi compiuta quando:

• Le informazioni sono facilmente e velocemente raggiungibili
• Uffici e reparti sono interconnessi e i documenti condivisi digitalmente
• I documenti sono conservati a norma in maniera digitale

Sembra semplice a dirla così, ma in realtà per raggiungere questo traguardo è necessario investire in tecnologia ma soprattutto in know-how, affidandosi ad esperti del settore e servizi esterni che possono più facilmente occuparsi del sistema documentale.

Un esempio pratico di digitalizzazione dei processi documentali

Un chiaro lampante esempio di digitalizzazione di impresa la possiamo trovare oggi nella scuola, che di fatto ha una gestione documentale complessa.

Oggi tutte le informazioni riguardante lo studente arrivano ai genitori con strumenti quali il registro elettronico, piattaforme come Classroom di Google permettono di fare lezioni in DAD (purtroppo), di assegnare i compiti per casa, di recuperare le lezioni perse agli studenti assenti.

Tutta le gestione burocratica viene poi gestita via mail con indirizzi dedicati edu.it e le circolari vengono smistate via whatsapp, ed anche le riunioni oggi avvengono tramite piattaforme come Google Meet oppure Zoom.

I vantaggi della digitalizzazione sono quindi molti e con svariate sfaccettature, ma i vantaggi sono indubbiamente innegabili, e poi, vantaggio non da poco, si risparmia un quantitativo enorme di carta ed inchiostro, e questo è un grande punto a favore dell’ambiente.